Política de privacidad

¿Qué contiene esta Declaración de Privacidad?

Esta Política de Privacidad cubre la posición en la que Payroll es el responsable del tratamiento de tus Datos Personales.

Payroll respeta tu privacidad y se compromete a proteger tus Datos Personales. Queremos ser transparentes contigo en cuanto a la recogida y el uso de tus Datos Personales al utilizar como usuario nuestra plataforma, aplicación móvil y/o sitios web (la «Plataforma»), e informarte sobre tus derechos de privacidad o protección de Datos Personales; y sobre cómo te protege la legislación. Con ese fin, describimos en esta Política de Privacidad el modo en que Payroll recopila y trata tus Datos Personales.

Tus Datos Personales pueden recogerse mientras: a) usas la Plataforma de Payroll (lo que incluye todos los datos que facilites a través de ella); o b) durante tus interacciones con Payroll mediante nuestro sitio web, las redes sociales y las diversas actividades de marketing online.

Base legal que sustenta el tratamiento de los datos:

Payroll, fundamenta el tratamiento que da a los datos personales de los ciudadanos que visitan su página web, bajo los siguientes instrumentos legales:

• Normativa vigente: Acuerdo Ministerial No.012-2019

• Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información (EGSI): Acuerdo

  Ministerial No.166

• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos (Ley No.

  2002-67).

• Plan de la Sociedad de la Información y del Conocimiento: Acuerdo Ministerial

  Nro. 016-2018

• CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

  CREATIVIDAD E INNOVACIÓN. Disposiciones Generales del Título IV, literal número VIGÉSIMA SEPTIMA. - “... El tratamiento de datos personales que incluya acciones tales como la recopilación, sistematización y almacenamiento de datos personales, requerirá la autorización previa e informada del titular. No se requerirá de la autorización del titular cuando el tratamiento sea desarrollado por una institución pública y tenga una finalidad estadística o científica; de protección a la salud o seguridad; o sea realizado como parte de una política pública de garantía de derechos constitucionalmente reconocidos...”.

• LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES - Registro Oficial Suplemento 459 de 26-may.-2021

Es importante que leas esta Política de Privacidad junto con cualquier otro aviso de privacidad o de tratamiento justo que podamos proporcionar en situaciones específicas cuando estemos recogiendo o tratando Datos Personales sobre ti, para que seas plenamente conocedor de cómo y por qué estamos tratando tus Datos Personales. Esta Política de Privacidad complementa otros avisos de este tipo y no pretende anularlos.

Publicaremos en esta página los cambios realizados que pudieran realizarse en la presente Política de Privacidad.

¿Quiénes somos y cómo contactar con nosotros?

¿Quiénes somos?

Payroll S.A. (en adelante, «Payroll» o «nosotros»), somos una empresa constituida en el Ecuador, domiciliada en avenida Samborondon # 4305, en la zona conocida como la Puntilla – Samborondón.

Utilizamos tecnología de servicios financieros integrados en nuestra plataforma, habiendo formalizado los pertinentes contratos en materia de privacidad con todos los proveedores de servicios implicados; de forma que el tratamiento de tus Datos Personales cumple con la más estricta legalidad.

¿Cómo contactar con nosotros?

Puedes contactar con nosotros por medio de la página web de Payroll; por correo electrónico (info@Payroll.ec) o por WhatsApp al 0994447562

Tus derechos en relación con tus Datos Personales

De acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de Datos Personales, tienes los derechos que mencionamos a continuación:

o Solicitar el acceso. Te permite recibir una copia de los Datos Personales que tenemos sobre ti, y comprobar que los tratamos según establece la normativa vigente.

o Solicitar la rectificación. Te permite exigir que se rectifique la información incompleta, imprecisa o incorrecta que tengamos acerca de ti.

o Solicitar la supresión.Te permite pedirnos que eliminemos tus Datos Personales cuando ya no exista un motivo legítimo para que los sigamos tratando. También te da derecho a solicitarnos que eliminemos tus Datos

Personales si has ejercido tu derecho a oponerte al tratamiento (más detalles, a continuación). o Solicitar la oposición.Te permite oponerte al tratamiento de tus Datos Personales en los casos en que el fundamento jurídico para el tratamiento de tus Datos Personales es el Interés Legítimo y hay algún motivo relacionado con tu situación particular que hace que quieras oponerte a dicho tratamiento. o Solicitar la limitación del tratamiento.Te permite solicitarnos que suspendamos el tratamiento de tus Datos Personales. Por ejemplo, si quieres que determinemos su exactitud y/o la finalidad del tratamiento; o bien, si has solicitado la rectificación y/o supresión de los mismos, mientras estudiamos tu solicitud. o Solicitar la portabilidad. Te permite que proporcionemos una copia de tus

Datos Personales (a ti o al destinatario que elijas), Datos Personales en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica. Ten en cuenta que este derecho solamente se aplica a la información automatizada cuyo tratamiento hayas consentido inicialmente, o cuando hayamos utilizado la información para ejecutar un contrato contigo. o Retirar tu consentimiento. Este derecho existe únicamente cuando, para tratar tus Datos Personales, nos basamos en el consentimiento que nos has prestado. Si retiras tu consentimiento, tal vez no podamos proporcionarte acceso a determinadas funciones de nuestra Plataforma. Te avisaremos si se da esta situación al retirar el consentimiento.

¿Cómo ejercer tus derechos? Si tu solicitud tiene relación con actividades de tratamiento (p.ej. nuestras comunicaciones comerciales y/omailings), contacta siempre con nosotros directamente a través de: «¿Quiénes somos y cómo contactar con nosotros? ». En cualquier caso, por tu seguridad, puede que debamos pedirte información específica para confirmar tu identidad si deseas ejercer alguno de tus derechos. Se trata de una medida de seguridad que garantiza que los Datos Personales no se revelen a personas que no tengan derecho a tratarlos. También podremos contactar contigo para pedirte

más información con respecto a tu solicitud. Procuramos responder a todas las solicitudes legítimas en el plazo de un mes. En ocasiones, si un usuario realiza una solicitud especialmente compleja o varias solicitudes, este plazo puede ampliarse. En tal caso, te avisaremos y te informaremos del estado de la solicitud. ¿Qué Datos de la empresa afiliada tratamos? Aplicamos el principio de minimización de datos; es decir, recopilamos exclusivamente los datos mínimos necesarios para el tratamiento de datos en cuestión.

Payroll se compromete a manejar con absoluta reserva y confidencialidad los

datos e información proporcionada por la empresa, específicamente la

relacionada a los sueldos de los empleados registrados en la plataforma, los

únicos que serán utilizados única y exclusivamente para propósitos de validación

y cruce de información con la que el empleado se registre en Payroll al momento

de solicitar su anticipo. La información no será compartida con terceros ni con

proveedores de Payroll bajo ningún concepto. En la tabla siguiente se detallan los Datos de la empresa afiliada que podemos recabar en nuestra plataforma:

Tipo de Dato Empresa

Datos de Identidad Datos de Contacto

Datos de perfil
Otros datos de la empresa

Datos de los empleados Datos de Comportamiento

Ejemplos

Nombre, apellidos, nombre de usuario, alias u otros identificadores similares.

Nombre de la empresa, Dirección de la empresa, RUC, dirección de correo electrónico y números de teléfono.

Usuario, contraseña.

Nombre de representante legal, nombre de responsable de RRHH, números de teléfono, correo electrónico, cargo en la empresa.

Nombres y apellidos completos, correo electrónico, número de teléfono, sueldo actual, fecha de ingreso

Información que se desprende o presupone sobre comportamiento e intereses en función de la actividad en Internet y/o en la aplicación.

¿Qué Datos Personales tratamos?

Aplicamos el principio de minimización de datos; es decir, recopilamos exclusivamente los datos mínimos necesarios para el tratamiento de datos en cuestión.

En la tabla siguiente se detallan los Datos Personales que podemos recabar sobre los usuarios (cuando nos los facilita directamente, si nos los proporcionan la empresa para la que trabajas o si nos los facilitan otras entidades).

Tipo de Dato Personal

Datos de Identidad

Ejemplos

Nombre, apellidos, nombre de usuario, alias u otros identificadores similares, género, fecha de nacimiento y edad.

Datos de Contacto Datos de perfil
Otros datos personales

Datos Financieros
Datos Laborales
Datos de Comportamiento

Datos Técnicos

Dirección domicilio, dirección de correo electrónico y números de teléfono.

Contraseña, intereses, preferencias, feedback y respuestas a las encuestas realizadas.

Datos facilitados al servicio de atención al cliente, incluidos los relativos a las circunstancias personales, que pueden incluir información financiera adicional, como los ingresos del hogar; los ingresos financieros distintos del salario; y pasivos financieros.

Confirmación de tu cuenta bancaria, salario, otros ingresos.

Puesto de trabajo, días trabajados y situación laboral.

Información que se desprende o presupone sobre tu comportamiento y tus intereses en función de tu actividad en Internet y/o en la aplicación.

Guardan relación con las visitas a nuestros sitios web y el uso de la aplicación, como la dirección del protocolo de Internet (IP), el identificador del dispositivo móvil, tus datos de inicio de sesión, el tipo y la versión del navegador, la configuración de zona horaria y la ubicación, los tipos y las versiones de los complementos de navegador, los errores de descarga, los tiempos de respuesta, la interacción con las páginas (como los desplazamientos y clics que haces o por dónde pasas el ratón), el tipo y el modelo del dispositivo, el sistema operativo, la plataforma y otras tecnologías instaladas en los dispositivos que empleas para acceder a esta Plataforma o utilizar nuestros servicios.

Preferencias a la hora de recibir publicidad de nosotros y de terceros y sus preferencias de comunicación.

Datos de comunicación y Marketing

¿Cómo y para qué usamos tus Datos Personales? Solamente utilizamos los Datos Personales (NO LOS EMPRESARIALES) cuando existe una base jurídica para ello, en virtud del contrato con la empresa para la que trabajas, tu consentimiento o el interés legítimo de las partes implicadas. No vendemos

tu información personal a nadie. Sin embargo, es posible que compartamos tus Datos Personales con terceros. Te ofrecemos más detalle a continuación:

o Con ciertas partes interesadas, como socios comerciales, proveedores y subcontratistas, para la ejecución de los términos y condiciones que podamos formalizar contigo y con la empresa para la que trabajas;

o Con proveedores de análisis y de buscadores web que nos ayuden a mejorar y optimizar nuestro sitio web y los servicios que ofrecemos;

o Para cumplir obligaciones legales;
o Fuerzas y cuerpos de seguridad u otras AAPP en el caso de solicitarlo para fines

de investigación de delitos o blanqueo de capitales.

En la tabla siguiente, se detallan las finalidades para el tratamiento y uso de tus Datos Personales.

Finalidad

Creación de cuentas

Realizar transferencias bancarias y prestación de servicios

Funcionalidades bancarias (Open Banking)

Servicios de atención al cliente

Cumplimiento normativo y prevención del fraude

Facilitar productos y servicios de terceros

Seguridad de la Plataforma

Solución de problemas Optimización y análisis

Marketing
Referencias de productos Invitación a encuestas

Tipo de Datos

-Datos de Identidad -Datos de Contacto

-Datos de Identidad -Datos de Contacto -Datos Financieros

-Datos de Identidad -Datos de Contacto -Datos Financieros

-Datos de Identidad -Datos de Contacto

– Datos de perfil -Datos Financieros

– Datos de empleo -Datos técnicos -Datos de Marketing

Motivo

Para registrarte como nuevo usuario.

Para ofrecerte los servicios de Payroll y enviarte comunicaciones

Para prestar servicios de información de cuentas Para ofrecer soporte y atención al cliente

Para mantener la seguridad en la App, la Plataforma, los servicios asociados y tus datos personales.

Para que puedas acceder a productos y servicios de terceros.

Para velar por el buen funcionamiento y la seguridad de nuestro sitio web, nuestros servicios y los sistemas relacionados. Para mantener protegidos tus datos y tu identidad.

Para realizar un seguimiento de los problemas que puedan darse en nuestros sistemas.

Para entender y medir el uso que hacen los visitantes de la Plataforma a fin de mejorarla y comunicar la información agregada relevante sobre la administración.

Para atraer el interés por Payroll y mantener informados a los clientes actuales y potenciales.

Para que los empleados interesados en Payroll puedan sugerírselo a su empresa.

Para mejorar nuestro servicio.

Datos de Identidad -Datos de Contacto Datos de comportamiento - Datos Técnicos - Datos financieros

-Datos de Identidad -Datos de Contacto

-Datos de Identidad -Datos de Contacto -Datos de Comportamiento -Datos Técnicos

-Datos Técnicos

-Datos de Identidad -Datos de Contacto -Datos de Transacciones -Datos Técnicos -Datos de Comportamiento

-Datos de Identidad -Datos de Contacto

-Datos de Identidad -Datos de Contacto

-Datos de Identidad -Datos de Contacto

-

¿Qué ocurre si no facilitas los Datos Personales necesarios? Como parte de nuestra política de conocer al cliente, SI Necesitamos recibir tus Datos Personales, ya sea para cumplir la normativa vigente o las cláusulas de un contrato que hayamos suscrito contigo y/o con la empresa para la que trabajas, y si no se nos proporcionan los datos requeridos, quizá no podamos ejecutar el contrato celebrado o en trámites de celebrarse (por ejemplo, para darte acceso a las funciones de la Plataforma).

Si esto sucede, es posible que no te demos acceso al uso de nuestra Plataforma. En ese caso, te avisaríamos a su debido tiempo. Marketing Nos esforzamos por ofrecerte las opciones existentes en relación con determinados tratamientos de los Datos Personales, especialmente en lo que respecta al marketing y la publicidad. Ofertas promocionales de Payroll Podemos utilizar tus datos de Identidad, de Contacto, Técnicos, de Comportamiento, de Funcionalidades bancarias (Open Banking) y de Perfil para tener una idea de lo que creemos que puede querer o necesitar, o de lo que puede interesarle. Así es como decidimos qué productos, servicios y ofertas pueden ser relevantes para ti (marketing). Recibirás comunicaciones de marketing (incluidas por correo electrónico y otras notificaciones push) de Payroll si has solicitado información u obtenidos servicios de

nosotros y no has rechazado recibir esas comunicaciones. Marketing de terceros Obtendremos tu consentimiento expreso antes de compartir sus Datos Personales con terceros con fines de marketing.

Exclusión voluntaria Puedes pedirnos que dejemos de enviarte comunicaciones de marketing en cualquier momento siguiendo los enlaces para darte de baja en cualquiera de los correos electrónicos de marketing que te enviamos o poniéndose en contacto con nosotros en cualquier momento enviando correo electrónico a: clientes@payroll.ec o por WhatsApp al teléfono 0994447562 Si optas por no recibir estos mensajes de marketing, la exclusión voluntaria no se

aplicará a los mensajes de operaciones realizadas o del servicio. Por motivos técnicos, la exclusión voluntaria podrá ser efectiva en un plazo de dos días hábiles desde que lo solicitaste para que la instrucción surta efecto en todos nuestros sistemas. Datos Personales procedentes de terceros Además de los Datos Personales que recopilamos directamente de ti (descritos en el apartado inmediatamente anterior a este), podemos recabar determinados Datos Personales tuyos de fuentes externas como las que se identifican en la siguiente tabla:

Fuentes de terceros externos

Tu empleador (incluyendo agentes y prestadores de servicios, como por ejemplo los proveedores de sistemas de gestión de personal)

Proveedores de análisis

Tus instituciones financieras (donde tenga autorizado las autorizaciones de débito) -Open Banking-)

Nuestros prestadores de servicios

Tipo de datos

-Datos de identidad -Datos de Contacto – Datos de empleo -Datos financieros

-Datos Técnicos

– Datos financieros (Open Banking)

-Datos de identidad -Datos de Contacto

Finalidad

Registro de usuario y servicios de Payroll

Seguimiento de los problemas que puedan estar ocurriendo en nuestros sistemas y conocimiento y medición sobre cómo los usuarios utilizan nuestra Plataforma para mejorarla y reportar información de gestión agregada relevante

Información de la cuenta y referencias de productos

Comprobación de identidad y monitorización de cumplimiento

¿A quién comunicamos tus Datos Personales?

Podemos compartir tus Datos Personales (NO LOS EMPRESARIALES) con los terceros que se indican a continuación para los fines establecidos en esta Política de Privacidad:

o Tu empleador. Tu(s) empleador(es) se afilio a Payroll para utilizar las funciones de la Plataforma y los servicios de Payroll. Compartimos tus Datos Personales con tu(s) empleador(es) para proporcionarles a ellos y a usted la utilización de

dicha Plataforma y servicios. o Miembros de nuestro equipo de soporte al cliente. Para la prestación de servicios de asistencia al cliente. o Proveedores de servicios. Para la prestación de servicios informáticos y de administración de sistemas, proveedores de servicios de correo electrónico, servicios de atención al cliente y otros servicios de apoyo que nos permiten dirigir la empresa. o Asesores profesionales. Para la prestación de servicios de consultoría, bancarios, jurídicos, de seguros, de contabilidad y similares. o SRI, organismos reguladores y otras autoridades que actúan como encargados del tratamiento y que exigen la notificación de las actividades de tratamiento en determinadas circunstancias. o Terceros a los que podemos decidir vender, transferir o fusionar partes de nuestro negocio o nuestros activos. También podemos adquirir o realizar proyectos de fusión con otras empresas. Si se produce un cambio en nuestra empresa, los nuevos titulares podrán utilizar sus Datos Personales de la misma manera que se establece en esta Política de Privacidad.

Exigimos a todos los terceros que respeten la seguridad de sus Datos Personales y que los traten de acuerdo con la ley. No permitimos que nuestros proveedores de servicios externos utilicen sus Datos Personales para sus propios fines y sólo les permitimos tratar sus Datos Personales para fines específicos y de acuerdo con nuestras instrucciones.

¿Cómo protegemos tus Datos Personales?

Hemos implantado las medidas de seguridad pertinentes para evitar que tus Datos Personales se pierdan accidentalmente, se utilicen o consulten sin la debida autorización, se modifiquen o se divulguen. Estas son algunas de las medidas adoptadas:

• firewall;

• cifrado de datos;

• encriptación de las transmisiones;

• sistemas de detección de intrusos;

Hemos establecido procedimientos para subsanar cualquier violación de seguridad de Datos Personales real o presunta. Si se produce una vulneración de este tipo, contamos con sistemas para colaborar con las autoridades reguladoras competentes. Además, en algunas circunstancias (por ejemplo, si estamos obligados legalmente), podremos avisarte si alguna de esas infracciones afecta a tus Datos Personales. Si sospechas que tus datos se han usado de forma indebida, se han perdido o se ha accedido a ellos sin autorización, comunícate con nosotros inmediatamente.

¿Durante cuánto tiempo guardamos tus Datos Personales? Solo conservamos tus Datos Personales el tiempo razonablemente necesario para usarlos con los fines descritos en el punto «¿Cómo y para qué usamos tus Datos Personales?», salvo que la normativa vigente prescriba un periodo de retención más extenso (por ejemplo, con fines de prevención del blanqueo de capitales). En general, guardaremos tu información durante todo el tiempo que sigas usando Payroll y, si dejas de utilizarlo, durante seis años más, en cumplimiento de la legislación en materia laboral y de la seguridad social. En determinadas circunstancias, como la lucha contra el blanqueo de capitales y el fraude, podremos conservar los datos durante más tiempo si es necesario y/o si lo prescribe la normativa vigente. La información referente a las visitas a sitios web y a las actividades de marketing se suele almacenar durante tres años. Uso por parte de menores de edad

Esta Plataforma no está destinada a personas menores de 18 años, ni recopilamos conscientemente datos sobre ellas. Reclamaciones Si deseas presentar una reclamación en relación con esta Política de Privacidad o con nuestras prácticas respecto de tus Datos Personales, contacta con nosotros escribiendo a la dirección info@payroll.ec o a clientes@payroll.ec Procuramos responder en un plazo de 24 horas a todas las reclamaciones y resolverlas a la mayor brevedad posible. Si envías una reclamación, primero debemos tratar de encontrar una solución al problema a nivel interno. No obstante, si has presentado una

reclamación y crees que no se ha resuelto adecuadamente, tienes derecho a contactar con la autoridad de control encargada de la protección de datos a la que estamos sujetos. Enlaces de tercero Esta Plataforma puede incluir enlaces a sitios web, complementos y aplicaciones de terceros. Hacer clic en ellos o activar esas conexiones puede permitir que dichos terceros recopilen o accedan a tu Datos Personales. Nosotros no controlamos dichos

sitios web de terceros ni somos responsables de sus políticas de privacidad. Te recomendamos que, cuando salgas de nuestra Plataforma y antes de que actives dichas conexiones de terceros leas la Política de privacidad de todas las páginas, complementos y aplicaciones que visites.